Sono molti gli aspetti coinvolti nell’organizzazione di un congresso. Malpensa Meetings coordina tutte le diverse fasi organizzative, per offrire un eccellente servizio ai propri clienti, permettendo loro di concentrarsi solo sui contenuti e sgravandoli di ogni incombenza tecnica, seppur mantenendoli sempre aggiornati sul lavoro svolto.
Individuiamo le idee e le esigenze del committente, realizziamo budget e forniamo assistenza amministrativa, curando la fatturazione con i fornitori e con i partecipanti al congresso.
Ricerchiamo la sede più adatta per lo svolgimento della manifestazione congressuale, curiamo la grafica e la stampa per la comunicazione dell’evento, compiliamo la mailing list, prepariamo il materiale del convegno e lo spediamo ai partecipanti tramite e-mail.
Curiamo i contatti con le Autorità e gli Enti pubblici, i fornitori, gli sponsor, la stampa e i relatori, lasciando a voi unicamente l’aspetto scientifico del congresso o il contenuto dell’evento.
Forniamo e personalizziamo con il logo dell’evento tutto il materiale necessario per il congresso: kit congressuali, cadeau per i relatori, gadget, etc.
Ci occupiamo in tutti gli aspetti della segreteria precongressuale: compiliamo l’elenco dei partecipanti, ne registriamo le adesioni, pubblicizziamo l’evento nel modo a voi più congeniale, curiamo la corrispondenza nelle varie lingue.
Allestiamo la sede prescelta, predisponendo le decorazioni, la sistemazione delle sale congressi e le zone per gli spazi espositivi, evidenziando l’unicità del vostro evento.
Durante il congresso offriamo servizi di reception, information office, assistenza ospiti e relatori anche nelle diverse lingue straniere, nonché forniamo servizi di back office e ci occupiamo della consegna degli attestati, qualora presenti.
Organizziamo pranzi e cene di gala a seconda delle vostre esigenze: una cena informale o un cocktail di benvenuto, un lunch veloce o una cena in una villa prestigiosa. Durante le manifestazioni organizziamo ricchi e curati coffee break.
Forniamo impianti di traduzione simultanea, impianti audiovisivi, conference systems ed apparecchiature informatiche, grazie alla collaborazione con partners di fiducia.
Curiamo il servizio hostess, proponendo personale bilingue con una comprovata esperienza nel ricevimento partecipanti, reception, segreteria ed assistenza in sala.
Curiamo la gestione e la prenotazione alberghiera per i partecipanti, semplificando le pratiche di registrazione degli ospiti. Offriamo inoltre la possibilità di organizzare i trasporti attraverso prenotazioni aeree, ferroviarie o marittime, nonché di transfers, grazie alla partnerships con aziende di fiducia.
Possiamo fornire servizi logistici di supporto come parcheggi riservati, servizi di rent-a-car, noleggio con conducente.
Curiamo la gestione dei rapporti con la stampa, organizziamo conferenze stampa e redigiamo comunicati. Per garantire la massima qualità dell’evento, ci avvaliamo di interpreti diplomati alla “Scuola Superiore per Interpreti e Traduttori” e/o madrelingua, con una comprovata esperienza nel campo della traduzione consecutiva, simultanea e chuchotage.
Infine, per rendere unico il vostro congresso, Malpensa Meetings organizzerà per voi un ricco programma sociale, al fine di intrattenere gli ospiti e rendere piacevole il loro soggiorno: dal torneo sportivo alla serata a tema, nonché escursioni nei luoghi di interesse vicini al luogo dell’evento.
Anche ad evento concluso, il lavoro non è ancora terminato..
Grazie alla partnership con un Provider ECM di fiducia, possiamo fornire i crediti alle attività svolte.
Gestiamo l’aspetto amministrativo e la relativa fatturazione. Offriamo infine un servizio di traduzione e trascrizione degli atti del convegno in qualsiasi lingua concordata con il cliente.